“四措并举”促档案工作转型升级

　　档案是社会实践活动的真实记录和人类文明发展的重要见证，随着信息技术快速发展，档案工作也在面临深刻变革。在数字信息时代，档案工作要取得主动，必须坚持以数据集中和共享为途径，推进技术融合、业务融合、数据融合，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。

　　创新驱动，找准数据收集“结合点”

　　长期以来，档案工作以收集纸质文件材料为主、手工管理为辅的收集方式，信息化程度不高。要顺应档案管理方式、利用方式正在发生重大转变的新趋势，以国家推动电子政务、电子商务特别是网上政务服务“一网通办”为契机，加快推进以信息化为核心的档案工作转型升级。强化档案数据的有效收集，及时收集、整理数据时代产生的数据信息以及影像资料，利用当前的扫描、拍照等技术将纸质档案进行数字化转化，并建立相应的数据库，夯实档案信息化建设基石，推动电子档案管理从双套制向单套制过渡。将档案工作融入本地区信息化发展大格局，在具有区域影响力的重要项目和活动中，积极地参与到从前端的有效信息采集工作开始到末端的文件整理的档案全过程管理工作中，及时完整地记录下这些重要事件;促进机关单位办公自动化系统中嵌入电子公文归档功能，指导文件形成单位按照国家有关标准规范实施电子公文归档，确保电子文件转化为规范化的电子档案，从源头确保电子档案的齐全、完整。定期开展电子档案维护、更新，发挥档案的信息价值，提升管理效率，资源长久地保存下去。

　　实干推动，延伸数据移交“作用点”

　　纸质档案时代，档案管理系统分散，不同的档案管理系统互不交融，资源独立，不能实现交流和共享。按照智慧档案的数字化——数据化——知识化的建设思路，以区级档案馆为档案数据“中央厨房”，将分散在不同地方的档案管理机构的档案，通过互联网技术进行资源整合，延伸数据汇集。坚持树立协同、智慧办公理念，通过现代计算机网络通信技术，进一步优化档案工作体制机制，建立开放式档案移交、接受平台，完善永久和长期保存的档案文件级目录数据库，健全文件汇编、年鉴、志书、大事记等出版物收集库房，推动实现最便捷的移交、划控和档案利用。增强档案工作法规化、标准化、制度化水平，进一步完善全区档案工作相关制度的规范，推动各地区档案数据汇集无缝对接，有序、健康发展。加大基础设施的资金投入，更新档案工作开展所需要的设备，强化与大数据企业合作;加强对于设备和技术的研发，逐步实现对包括政务信息、业务数据等在内的各类电子文件在线利用，彻底打破档案部门“信息孤岛”的状态。

　　机制促动，用好数据服务“着力点”

　　档案馆的传统功能在于“管”和“用”，且以“管”为主，相较于图书馆、博物馆等其他公共服务场所，档案馆显得深不可测，形单影只。坚持以开放创新为着力点，贯彻落实档案工作由封闭向开放、由重保管向重服务“两个转变”的时代要求，增强档案事业发展动力。加大“智能档案馆”建设力度，运用物联网、互联网、自动控制等技术探索搭建满足“收、管、存、用”全流程管理应用的档案信息化管理体系，推动档案工作从线下接收到在线接收、资源分散到整合共享、单一利用到多维交互利用的创新升级。以资源优化配置为基础，探索建设档案信息资源网络共享利用平台，按要求将能公开的全部开放档案资源全文的网上查阅功能，方便公众查询利用，扩大档案服务受众面。扎实开展档案工作“三服务”活动，以“开放共享”为目标，为“最多跑一次”事项产生的电子业务数据实施在线电子化归档，实现对重要民生类电子业务数据的全流程管理，推动查档服务向“异地查档、跨馆服务”，使档案利用服务更加方便快捷、优质高效。

　　开发带动，找准数据安全“聚焦点”

　　如何安全有效地保管保护、开发利用、共建共享档案数据资源，既是智慧档案管理工程的重要内容，也是档案科技创新的重要方向。要确保设备安全，筑牢“一条防线”，创新档案安全保障机制，深入实施“三位一体(人防、物防、技防)、三维覆盖(馆内馆外、实体信息、线上线下)、三措并举(创建平台、坚持制度、构建网络)”的档案安全“三三策略”，着力防范和化解档案安全风险;经常性地开展档案设备安全检查，组织演练，确保设备在关键时候发挥作用，提升档案安全管理水平。要保障网络信息数据库的安全，防止档案信息泄露、丢失及篡改，必须建立完善的安全系统，有效防治黑客的恶意攻击。要严格涉密系统与非涉密系统的界限，落实国家信息系统安全管理政策，按照分级保护和等级保护标准对涉密系统与非涉密系统进行检测，确保档案系统与网络安全。完善“数据安全检测预警及保全平台”功能，馆内各类平台档案数据全部纳入安全监管平台，实现“实时监测、实时预警、实时保全”，营造“法治氛围”，源头管控档案工作风险，深入开展档案安全风险隐患排查整治工作，全面开展“拉网式”安全大检查，营造档案安全“零容忍、零事故”的氛围。

　　(作者：周志娟 单位系衡阳市蒸湘区档案馆)